טיפים ומידע על ניהול נכון של מיילים

למה אנשים אוהבים את המייל שלהם? כי כל פניה מתועדת. כי זה כלי יעיל ופורמלי שאנשים (פחות) מנג'סים בו עם כל מיני שטויות.

ולמה אנשים שונאים את המייל שלהם? כי אפשר לצבור ממש מהר עשרות, מאות, אלפי מיילים שלא נקראו – ולחוות אובדן שליטה מלחיץ.

אבל מי שעובד בדיגיטל לא באמת יכול לוותר על מיילים. בקרו בכל ארגון מסודר ותגלו מיד שזו מערכת סופר מרכזית, שלוקחת בהליכה אופציות כמו ווטסאפ או מערכות תקשורת פנימיות. העובדים אולי שונאים את המיילים שנכנסים כל דקה – אבל אם תקחו להם את אאוטלוק הם פשוט לא יידעו מה לעשות.

ואיך זה קשור לבעלי עסקים דיגיטליים קטנים? זה קשור בגלל שאנחנו מנסים לבנות קהל לקוחות וקשרים עסקיים. וכשאנחנו מתכתבים עם מישהו במייל, יש למישהו הזה ציפיות. והציפיות האלה לא כתובות בשום מקום, והן לא אינטואיטיביות או ברורות מאליהן. צריך להכיר את המדיה הזו ולדעת איך לעבוד בדרך שתשדר מקצוענות ויכולת.

רגע, שנייה… זה לא כתוב בשום מקום? זה כבר לא נכון. קבלו פוסט שמפרט את כל מה שצריך לדעת כדי לעבוד נכון, יעיל ומקצועי באימייל.

עשרה כללי זהב לניהול המייל

בודקים את המייל כל יום, לפחות פעם אחת.
לא בודקים יותר מ-3 פעמים ביום (כי זה ישתלט לך על החיים).
בכל בדיקה מטפלים במיילים שמאפשרים טיפול מהיר (פחות מ-5 דקות).
מסמנים בדגל מיילים שידרשו זמן ומאמץ (כדאי להגיב ולהסביר שהנושא בטיפול).
מקצים ביומן זמן שיוקדש אך ורק לטיפול במיילים עם דגלים (לפחות כמה שעות בשבוע).
מקפידים על סגנון בהיר, קצר, מקצועי.
דיונים מתמשכים ושרשורים הם פשוט לא אפקטיביים. אם נוצר פינג-פונג – חותכים אותו בשיחה או פגישה.
מוותרים על תיוק מיילים! זו לרוב מערכת תיוק כפולה ולא יעילה, וכלי החיפוש של המייל עושים את העבודה יותר טוב.
מפעילים תוכנה לסינון ספאם. ובכלל, מצמצמים את הכמויות של המייל הנכנס על ידי הסרה עצמית מרשימות דיוור מיותרות.
תמיד משתלם לעשות הגהה מהירה לפני שלוחצים על 'שלח'.

מדריך נימוסים והליכות להתכתבויות באימייל

לענות לכל מייל שהופנה ישירות אליך

לגיטימי לגמרי להסביר שהנושא בטיפול וזה ייקח זמן – אבל ממש כדאי להגיב.

לא לוחצים 'הגב לכל'

אז נכון שקיבלת מייל עם שלושים מכותבים, אבל זה לא אומר שכולם רצו להיות מכותבים על המייל הזה מלכתחילה!

לא מגיבים מתוך עצבים

מייל הוא כלי גרוע מאד לדיונים רגשיים. אם המייל מאד עצבן אותך, כנראה שעדיף להגיב בפגישה או בשיחה.

רק מידע רלוונטי

קוראים שוב ומסירים כל חזרה ומידע מיותר. אנשים מקבלים עשרות (ואפילו מאות) מיילים ביום, והם בפירוש מעדיפים את מי שכותב קצר וממוקד.

לא שוכחים את שורת הנושא

ואם כבר מדברים על שורת הנושא… מכותבים רבים יקראו רק אותה! שורת נושא טובה משפרת את הסיכוי שלך לקבל תגובה מועילה.

מקפידים על חתימה

על מייל מקצועי צריכה להיות חתימה עם שם מלא, תפקיד ודרכי התקשרות נוספות.

וכמה כללי אל תעשה…

לא לשים מילים באנגלית שכתובות רק באותיות גדולות (נתפס כצעקה על ידי דוברי אנגלית).
לא לשלוח בדיחות, אנקדוטות, הגיגים רוחניים, ציטוטי שירה ותיאורי נוף.
כדאי להמעיט בקיצורים ואמוג'ים – זו לא הודעת וואטסאפ.
וותרו על רקעים, ציורים, אנימציות, אלמנטים גרפיים קישוטיים – לא מקצועי ומסורבל.
הומור לא עובר טוב במייל! כדאי לוותר על אירוניה, סרקזם ועקיצות.
אין צורך ב'הנידון', ציון כתובת, תאריך וכאלה. מייל הוא לא מכתב, פשוט ניגשים ישר לעניין.
נשים מתנצלות יותר מגברים – שימי לב לנקודה הזו ואל תקחי אחריות על דברים שלא קרו באשמתך.
אין לשנות ניסוח או לתקן שגיאות כתיב בתוך המיילים הקודמים בשרשור (שאחרים כתבו).
מהרגע שהמייל יצא מהמחשב שלך – הוא עלול להגיע לכל אחד ולכל מקום. פשוט לא כותבים דברים פרטיים, פוגעניים או שליליים מדי.
מייל שיצא ממקום העבודה – שייך למקום העבודה. זה אומר שאין לך שום פרטיות, ושצריך להקפיד על המדיניות והערכים של החברה.