שאלה… האם תיבת המייל שלך מפוצצת?
זה דווקא התחיל בסדר. המיילים קצת הצטברו, וחשבת שכדאי להשאיר את הסימון 'לא נקרא' על המיילים שטרם טופלו. כי הטיפול במיילים שלך מורכב: צריך לקרוא אותם, ולזכור לטפל גם במטלות שאי אפשר לטפל בהן מיד – ואז עוד צריך לתייק אותם במערכת התיוק שבנית. ולפעמים אנחנו לוקחים את זה עוד צעד קדימה ויוצרים מערכת תיוק מחוץ למייל: על הדסקטופ במחשב או בקלסרים שעל המדף.
בקיצור, מפה לשם יש לך 100 מיילים שלא נקראו, שהפכו ל-300 וצמחו לאלף. וככל שהעסק שלך גדל, הלחצים רק מתרבים וכל עבודת האדמיניסטרציה מסביב המייל הופכת למשקולת אמיתית שמושכת אותך למטה… מטלות מוחמצות ומיילים חשובים נשכחים. איך יוצאים מהפלונטר הזה?
תיבת דואר נכנס ריקה!
הצעד הראשון הוא כמו באלכוהוליזם: להודות שהשיטה שבנית פשוט לא עובדת. זה נשמע קל, אבל זה צעד קשה להפליא – כי יש לו משמעות מפחידה… זה הרגע לבחור את כל המיילים בתיבת הדואר הנכנס ולסמן אותם כ'נקראו' בשתי הקלקות עכבר. אז נכון, יש בערימה הזו אי-אילו דברים ממש חשובים. אבל זה נכון באותה מידה שאין לך שום דרך לבודד עכשיו את מה שהתפספס.
הצעד השני מלחיץ אפילו יותר – אנחנו עומדים לבטל את מערכת התיוק הקדושה שלך. כן… באמת! 99% מהמיילים שלנו לא שווים תיוק, ומערכת החיפוש בתוכנת המייל שלך תעזור לך למצוא את האחוז הבודד שצריך לשלוף מחדש. את מערכת התיוק אנחנו עומדים להחליף בתיקיה אחת בודדת ולקרוא לה – Handled. ואם זה יותר מדי קשה – אני מרשה לך לפתוח תיקיה אחת נוספת ולקרוא לה Important. אנחנו נשים שם את המיילים שכבר טופלו ואנחנו חוששים לאבד.
זהו, עכשיו האינבוקס שלך ריק!! החל מרגע זה אנחנו עובדים בשיטת 1-2-3.
שיטת 1-2-3 לטיפול במיילים
לפי השיטה הזו, כל התייצבות מול תיבת הדואר הנכנס שלך אמורה לגזול ממך לא יותר מחצי שעה – ואנחנו בודקים את תיבת המייל עד 3 פעמים ביום, לכל היותר!
יש לך רק שלוש אפשרויות פעולה:
1 -עכשיו
כל דבר שידרוש ממך עד 5 דקות עבודה: טיפול מיידי.
2 – מעקב
זיהית מייל שלא ניתן לטפל בו תוך כמה דקות? אין ברירה, הוא חייב לקבל דגל כדי לאפשר מעקב והמשך טיפול.
3 – טופל
כל מייל שטופל עובר לתיקייה אחת שנקראת טופל (או Handled).
בסוף כל מפגש עם תיבת המייל את נשארת עם תיבת אינבוקס ריקה ממיילים שלא נקראו.
הרגלי עבודה חדשים
כל העסק הזה יקרוס די מהר אם לא נסגל לעצמנו מיד כמה הרגלי עבודה חדשים, בסיסיים וחיוניים! ת'כלס, את הרגלי העבודה האלה כדאי לסגל בלי שום קשר לכלום.
1 – פחות דואר נכנס
קשה מאד להשתלט על העניינים כשמקבלים מיילים ממיליון רשימות דיוור, מפייסבוק ומטוויטר. כדאי להסיר את עצמך מכמה שיותר רשימות תפוצה (או שאפשר פשוט ליצור פילטרים כדי שהמיילים האלה לא יגיעו בכלל לתיבת הדואר הנכנס. והי, תמיד אפשר לפתוח חשבון מייל נפרד ולהעביר אליו בהדרגה את כל המיילים הפרטיים).
2 – פגישות עם עצמך
אחת לכמה ימים חייבים להקצות זמן כדי לנקות את המיילים ששמנו עליהם דגל למעקב. יש לנו עכשיו רשימה קצרה ונקייה, אבל צריך לעבוד בזה כדי שהיא לא תתפח מחדש.
3 – יומן שבאמת עובד
מישהו ביקש להיפגש איתך ביום חמישי בחמש. דבר כזה לא אמור לקבל דגל להמשך מעקב – הוא אמור להיכנס ישירות ליומן! כשעובדים לבד רק עם עצמך קל להתפתות לוותר על היומן – אבל זו דרך המלך לאובדן שליטה.
4 – מערכת תזכורות שבאמת עובדת
אני צריכה לשלם את החשבונית ביום חמישי ולהרים טלפון לחברת חשמל ביום רביעי. מטלות כאלה מכבידות על היומן, כי קשה לקבוע עבורן מועד מדויק ולעמוד בו. התזכורות הקטנות האלה ממררות לנו את החיים, והרבה אנשים מתפתים להשתמש בתיבת הדואר הנכנס כדי לזכור אותן. זה פשוט לא מחזיק מים… לא חסרים כלים מעולים לניהול רשימות To Do, וצריך לבחור כלי כזה ולהתרגל לעבוד בו.
5 – מערכת ניהול פרויקטים שבאמת עובדת
יש לך פרויקט גדול? זה רעיון גרוע מאד לנהל אותו דרך תיבת הדואר הנכנס. עדיף לקחת מסמך אקסל, דף נייר, כל דבר… כשמקבלים מייל שקשור לפרויקט הוא אמור להפוך למטלה בפרויקט ולא להישאר בתיבת הדואר הנכנס שלך.
